De VGM Checklist Aannemers (VCA) stelt een aantal minimumeisen waaraan de organisatie dient te voldoen voordat het bedrijf gecertificeerd kan worden. HESQ Support beschikt over de benodigde kennis en kunde om een passend Arbomanagementsysteem conform de VCA op te stellen. Hieronder wordt weergegeven hoe het proces verloopt.

Voor meer gedetailleerde informatie verwijzen wij naar www.vca.nl

Hoe gaan wij te werk?

Stap 1

Scopebepaling van het Arbo-managementsysteem (VCA* | VCA** | VCA^Petrochemie)

In een persoonlijk (telefonisch) gesprek bespreken wij de kenmerken van de organisatie. Eén van de belangrijkste zaken is de wijze waarop er werk wordt aangenomen. Afhankelijk of de organisatie werkt als onderaannemer, hoofdaannemer of hoofdaannemer in de petrochemische sector, bepaald dit in grote mate het type Arbo-managementsysteem wat de organisatie nodig heeft. Werkt de organisatie als onderaannemer, maar samen met diverse andere onderaannemers of ZZP-ers, dan kan dit mogelijk ook nog van invloed zijn op de keuze voor een bepaald type Arbo-managementsysteem.

Via onderstaande link van het SSVV (Stichting Samenwerken Voor Veiligheid) kan worden bepaald welk type certificeringsniveau voor de organisatie van toepassing is.

VCA-wijzer

Als duidelijk is welk type Arbo-managementsysteem voor de organisatie van toepassing is, wordt bepaald welk onderdeel van de organisatie en bijbehorende activiteiten opgenomen dient te worden in het Arbo-managementsysteem. HESQ Support adviseert altijd de complete bedrijfsvoering op te nemen onder het Arbo-managementsysteem maar er zijn ook bedrijven die kiezen voor een specifiek onderdeel. Dit wordt verder toegelicht in het persoonlijk (telefonisch) gesprek.

Stap 2

Uitbrengen van een offerte voor het opstellen van het Arbo-managementsysteem

Je ontvangt van ons een duidelijke offerte waarin vermeld staat hoe het traject verloopt ten aanzien van het opstellen van het Arbo-managementsysteem. In deze offerte is opgenomen: het opstellen, implementeren en controleren van uw Arbo-managementsysteem voor de externe audit. Voor het verkrijgen van een VCA-bedrijfscertificaat zal er altijd een externe audit dienen te worden uitgevoerd door een externe certificatie instelling.

HESQ Support werkt met diverse certificatie-instellingen samen en kan vragen of zij een offerte kunnen toesturen ten behoeve van de certificering. Indien je zelf een certificatie-instelling wil kiezen en benaderen is dit uiteraard ook prima.

Ook is er een mogelijkheid om een verklaring af te geven waarbij HESQ Support verklaart, op basis van een uitgevoerde interne audit, dat het managementsysteem voldoet aan ‘bijlage A van de VCA vragenlijst’. Hierdoor bespaart de organisatie op de certificatiekosten. Hierbij dienen wij wel te vermelden dat opdrachtgevers dit zelden accepteren. Het is dus goed om dit vooraf met de opdrachtgever af te stemmen voordat je deze keuze maakt.

Stap 3 (na gunning opdracht)

Bedrijfsbezoek en gesprek met de preventiemedewerker | VGM-functionaris

De VCA norm bestaat uit meerdere hoofdstukken met mustvragen (hier moet de organisatie aan voldoen) die positief beantwoord moeten worden. Afhankelijk van het type Arbo-managementsysteem (VCA* | VCA** | VCA^Petrochemie) beslaat dit de volgende onderdelen:

- VGM-beleid;
- Risicobeheer (Let op! Een wettelijk verplichte RI&E dient aanwezig te zijn);
- Opleiding, voorlichting en instructie;
- VGM-bewustzijn;
- VGM-projectplan;
- Voorbereiding op noodsituaties;
- VGM-Inspecties;
- Bedrijfsgezondheidszorg;
- Aanschaf en keuring materialen, arbeidsmiddelen en PBM;
- Inkoop van diensten;
- Melding, registratie en onderzoek van VGM-incidenten.

Op basis van een bedrijfsbezoek zal worden vastgesteld welke hoofdstukken voor de organisatie van toepassing zijn en hoe hieraan op een praktische wijze invulling kan worden gegeven. Aan de hand van de norm zal aan de intern aangestelde VGM-functionaris worden uitgelegd hoe het managementsysteem functioneert zodat aan alle minimumeisen wordt voldaan. Indien nodig zullen er nog wijzigingen worden doorgevoerd aan het managementsysteem voordat dit definitief wordt verklaard.

Stap 4

Opbouwen van historie (3 maanden)

Om als bedrijf gecertificeerd te kunnen worden dient de organisatie minimaal 3 maanden werkzaam te zijn conform het Arbo-managementsysteem. Eerder kan het systeem niet worden beoordeeld tijdens een externe audit door een certificatie instelling. Tijdens het opbouwen van deze historie is er nauw contact met de consultant als het gaat om het opzetten en implementeren van het managementsysteem. Bij eventuele vragen of onduidelijkheden zal hij de juiste aanwijzingen geven.

Stap 5

Uitvoeren interne audit en opstellen directiebeoordeling

Na het opbouwen van de historie (minimaal 3 maanden) zal de consultant een afspraak inplannen waarbij hij de interne audit uitvoert. Dit is enerzijds bedoeld om te controleren of wordt voldaan aan alle minimumeisen en anderzijds om de organisatie voor te bereiden op de externe audit. Op basis van de interne audit dient de directie een beoordeling op te stellen betreffende het functioneren van het systeem. Ook in deze fase staat de consultant je bij om een juiste directiebeoordeling uit te voeren.

Indien de consultant van mening is dat wordt voldaan aan alle minimumeisen zal hij aangeven dat de organisatie gereed is voor het laten uitvoeren van een externe audit door een externe certificatie instelling. Aangezien de organisatie drie maanden met het Arbo-managementsysteem heeft gewerkt, is de organisatie zelf in staat om de externe audit te begeleiden.

Auditbegeleiding | Onderhoud VCA-systeem na certificering

Wij hebben ervaren dat de externe audit voor sommige bedrijven ongemakken met zich mee brengt in de vorm van gespannenheid binnen de organisatie. In principe wordt de organisatie zodanig op de audit voorbereid dat zij zelf de externe audit kan begeleiden. Indien toch aanvullende ondersteuning gewenst is bij de externe audit kunnen wij hier uiteraard in voorzien.

Binnen HESQ Support werken wij ten aanzien van aanvullende ondersteuning op basis van een 0-uren HSE-onderhoudscontract. Zoals de term '0-uren' al doet vermoeden worden er alleen kosten in rekening gebracht wanneer de organisatie ons inschakelt. Middels het onderhoudscontract voldoet u ook aan de VCA-eis dat u periodiek een veiligheidskundige raadpleegt.

Zowel het uitvoeren van een interne audit als het opstellen van de directiebeoordeling komt jaarlijks terug, net zoals de externe certificeringsaudit van de certificatie instelling.